Policy sulla privacy dell'indagine
INFORMATIVA IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI PER GLI STUDENTI INTENZIONATI AD ISCRIVERSI, O GIÀ ISCRITTI, A UN CORSO DI STUDI UNISALENTO
Gentile Studente,
l’Università del Salento ti invita a prendere visione della seguente informativa redatta ai sensi dell’articolo 13 del Regolamento UE 2016/679 “relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati”, noto anche con l’acronimo GDPR (General Data Protection Regulation).
1. Premessa
Ai fini della presente informativa è da considerarsi “interessato” lo studente, in quanto persona identificata o identificabile a cui i dati si riferiscono. Per “studente” qui s’intende anche chi usufruisce di servizi di orientamento in ingresso e in uscita, partecipa a procedura selettive per l’accesso ai corsi a numero chiuso programmato o ai test di verifica delle conoscenze iniziali, il laureato e lo studente iscritto a un corso di studio o a un corso post-laurea.
La presente informativa potrebbe subire nel corso del tempo modifiche e/o aggiornamenti. Si consiglia, pertanto, di consultare e fare riferimento alla versione più recente che, anche in caso di aggiornamento, rimane pubblicata nel portale di Ateneo sezione “Privacy” (https://www.unisalento.it/privacy).
2. Titolare del trattamento e Responsabile per la protezione dei dati (RDP/DPO)
Titolare del trattamento è la persona fisica o giuridica che «determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali» (articolo 4, n. 7 del GDPR). Il titolare del trattamento è l’Università del Salento con sede legale in Piazza Tancredi 7, 73100 Lecce, rappresentata dal Magnifico Rettore, prof. Fabio Pollice. I dati di contatto del titolare sono: Tel. 0832/292333, e-mail: rettore@unisalento.it, PEC (posta elettronica certificata): amministrazione.centrale@cert-unile.it
Ai sensi degli artt. 37 e ss. del Regolamento UE 2016/679, l’Ateneo ha nominato Responsabile della protezione dei dati (RDP/DPO) la Dott.ssa Giuseppina Campanile. I dati di contatto del DPO sono: Tel. 0832/292333, E-mail: dpo@unisalento.it, PEC: amministrazione.centrale@cert-unile.it
Gli interessati «possono contattare il responsabile della protezione dei dati per tutte le questioni relative al trattamento dei loro dati personali e all’esercizio dei loro diritti derivanti dal […] regolamento» (articolo 38,
paragrafo 4 del GDPR).
3. Finalità e base giuridica del trattamento
I dati personali possono essere raccolti presso l’interessato (ad es. perché forniti dallo studente all’atto di iscrizione o nell’ambito del percorso formativo, o in occasione della richiesta di specifici servizi) oppure presso soggetti terzi (ad es. in caso di trasferimento dello studente da un altro Ateneo o in caso di comunicazioni da altre istituzioni pubbliche) e sono trattati dall’Università del Salento nei limiti stabiliti dalla legge e dai regolamenti, sulla base di almeno una delle seguenti condizioni di liceità (basi giuridiche ex art. 6 del GDPR): il trattamento è necessario allo svolgimento dei compiti istituzionali di pubblico interesse di cui è investita l’Università (ai fini della gestione del rapporto didattico e amministrativo con lo studente, anche con riferimento a specifici servizi richiesti dallo
studente, e per ogni altra finalità connessa all’erogazione dei servizi di istruzione, formazione, orientamento e assistenza all’inserimento nel mondo del lavoro); il trattamento è necessario all'adempimento degli obblighi derivanti da un contratto con lo studente o dalla normativa vigente; nonché sulla base del consenso dello studente, ove necessario.
Nello specifico, l’Università del Salento tratta i dati personali per le seguenti finalità:
a) procedure di selezione e ammissione ai corsi di studio e ai corsi post-laurea;
b) pre-immatricolazione e preiscrizione per studenti internazionali che desiderano iscriversi a corsi di laurea di I livello (undergraduate) o di II livello (master) in lingua italiana o inglese e a corsi post-laurea;
c) erogazione dei servizi didattici e di segreteria studenti relativi a immatricolazione, iscrizione e gestione della carriera universitaria fino al conseguimento del titolo di studio;
d) immatricolazione, iscrizione e gestione della carriera universitaria post-laurea (dottorato di ricerca, master universitari, scuole di specializzazione, corsi di perfezionamento, aggiornamento, summer school, ecc.);
e) identificazione dello studente (ad es. mediante fotografia del volto);
f) test di verifica delle conoscenze iniziali;
g) determinazione delle tasse universitarie, calcolo dei relativi importi;
h) gestione di programmi di doppio titolo (double degree programmes);
i) gestione di tirocini curriculari ed extracurriculari;
j) fruizione dei servizi bibliotecari e risorse elettroniche, accesso ai laboratori e ad altre strutture protette;
k) gestione della sicurezza (es. sistemi di videosorveglianza)
l) erogazione di servizi informatici e telematici (es. posta elettronica di Ateneo; piattaforme digitali di e-learning; servizi di teledidattica, orientamento in ingresso, attività di tutorato e orientamento in uscita in modalità telematica mediante piattaforme Teams di Microsoft e Google Meet, la lista completa dei servizi è disponibile qui) anche per consentire la valutazione dei requisiti d’accesso ai corsi per studenti internazionali e l’espletamento delle prove orali e scritte relative agli esami di profitto per l’emergenza Covid-19: informativa in materia di protezione dei dati personali per lo svolgimento di esami scritti a distanza
m) erogazione di servizio chat online anche per studenti ospiti non iscritti
mm) su richiesta dello studente, erogazione del servizio di autenticazione federata per accesso alle Risorse delle federazioni eduGAIN e IDEM-GARR.
n) rilevazione della presenza per le attività didattiche a frequenza obbligatoria;
o) eventuali procedimenti disciplinari;
p) elezioni e designazione delle rappresentanze studentesche negli Organi di governo di Ateneo e nei consiglio/comitati dei corsi di studio;
q) su richiesta dello studente - in conformità a quanto previsto dall’art. 96 del d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196 - comunicazione o diffusione a soggetti pubblici e privati (es. aziende private, ecc.), anche per via telematica, dei dati relativi agli esiti formativi, intermedi e finali, per agevolare e favorire l’inserimento nel mondo del lavoro e per fini specificatamente occupazionali (https://www.unisalento.it/enti-e-imprese/placement)
r) promozione e gestione dei percorsi formativi e programmi di mobilità studentesca internazionale;( https://www.unisalento.it/international/erasmus-students)
s) erogazione di benefici economici (es. contributi, esoneri, agevolazioni e borse di studio, attività studenti part-time 150 ore, ecc.);
t) fruizione dei servizi relativi al diritto allo studio universitario
u) rilevazioni statistiche e di valutazione relative alla didattica e al miglioramento dei servizi;
v) invio di avvisi e newsletter (partecipazione a eventi e/o iniziative proposte dell’Ateneo), in alcuni casi previa manifestazione del consenso da parte dello studente.
w) fruizione servizi per gli studenti con disabilità (cronica o temporanea) e/o affetti da disturbi specifici dell’apprendimento
y) fruizione di agevolazioni e servizi a tutela della maternità
z) erogazione di servizi a favore di studenti detenuti o in stato di restrizione della libertà personale.
4. Dati personali oggetto del trattamento e categorie particolari di dati
I Dati Personali (intesi come qualunque informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile, direttamente o indirettamente), trattati dall’Università del Salento sono:
- dati comuni relativi allo studente o a suoi familiari o conviventi, quali i dati identificativi, inclusi nome, cognome, genere, titolo, stato coniugale, indirizzo, paese di residenza, numero di telefono/fax/cellulare, indirizzo e-mail, data e luogo di nascita, paese di nascita;
- dati relativi alla carriera accademica (esami sostenuti, votazioni, ecc.)
- dati relativi alla mobilità studentesca (es. adesione al Programma Erasmus o ad altri scambi internazionali, votazioni conseguite per esami sostenuti all’estero)
- informazioni contenute nella domanda di partecipazione ad eventuali procedure di selezione gestite dall’Università (es. borse di studio; collaborazioni; ecc.)
- dati reddituali (es. ISEE) e dati bancari (es. IBAN)
- immagini raccolte durante la videoregistrazione e videoripresa di eventi e altre attività di Ateneo
- immagini raccolte dalle telecamere del sistema di videosorveglianza.
Inoltre, per le finalità di trattamento sopra indicate, potranno essere raccolti e trattati – previa individuazione di un’idonea base giuridica o su istanza dell’interessato – “categorie particolari” di dati personali (ex “dati sensibili”) ai sensi dell’art. 9 del GDPR inerenti:
- l’origine razziale/etnica (nei casi in cui gli interessati siano extracomunitari o abbiano o intendano ottenere lo status di rifugiato);
- lo stato di salute (es. relativi a studenti diversamente abili o in stato di gravidanza; relativi alla fruizione del servizio di consulenza e assistenza psicologica; relativi all’accesso a benefici – quali, a titolo esemplificativo, eventuale riduzione tasse universitarie – riservati a determinate categorie di studenti);
- l’orientamento e la vita sessuale (es. per eventuali rettificazioni di attribuzione di sesso e gestione di carriere alias)
- dati giudiziari (es. nel caso di utenti e/o studenti in regime di detenzione, relativi a condanne penali, alla commissione di reati, all’erogazione di misure di sicurezza o altri provvedimenti restrittivi della libertà personale).
Il trattamento di tali categorie particolari di dati personali sarà effettuato nella misura strettamente necessaria alle finalità sopra indicate.
I trattamenti aventi a oggetto dati aggregati e anonimi esulano dal perimetro di applicazione del GDPR.
5. Obbligatorietà o facoltatività del conferimento dei dati
Il conferimento ed il trattamento dei dati personali, comprese le categorie particolari di dati personali di cui al paragrafo precedente, per le finalità indicate dalla lettera a) alla p) del paragrafo 3 della presente informativa, è obbligatorio per l’instaurazione del rapporto tra lo studente e l’Ateneo.
Il conferimento dei dati personali, ivi comprese le categorie particolari di dati personali di cui al paragrafo precedente, per le finalità indicate dalla lettera q) alla z) del paragrafo 3 della presente informativa, è facoltativo, ma il mancato conferimento impedirà l’accesso alla fruizione delle attività, dei benefici e dei servizi connessi.
6. Modalità di trattamento
L’Università del Salento, in linea con quanto disposto dalla normativa vigente, non utilizzerà procedimenti automatizzati finalizzati alla profilazione degli studenti e tratterà i dati personali, comprese “le categorie particolari di dati” di cui al paragrafo 4 della presente informativa, secondo i principi stabiliti dall’articolo 5 del GDPR di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e della conservazione, minimizzazione dei dati, esattezza, integrità e riservatezza.
I dati personali saranno raccolti e trattati con modalità cartacea e/o informatizzata e alimenteranno archivi cartacei e/o informatici per la gestione amministrativa e didattica della carriera degli studenti.
I dati degli studenti sono trattati adottando le opportune misure di sicurezza volte ad impedire accessi non autorizzati, divulgazione, modifica o distruzione non autorizzata dei dati. Le misure tecniche e organizzative informatiche e/o telematiche impiegate nel manutenere i dati sono volte alla stabilità e all'erogazione etica del servizio.
7. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali inerenti la carriera universitaria degli studenti (es. iscrizione, esami sostenuti e relativi risultati, titolo conseguito, ecc.) sono conservati illimitatamente nel tempo, sia per poter soddisfare, a distanza di tempo, richieste ed esigenze manifestate dagli stessi interessati, sia per interesse storico, in base agli obblighi di archiviazione imposti dalla normativa vigente. I restanti dati personali raccolti sono conservati per il periodo tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati, o nei termini stabiliti dalla normativa vigente (es. norme relative agli adempimenti di carattere fiscale e contabile).
I dati personali raccolti e trattati per le finalità di cui alle lettere q) e v) del paragrafo 3 della presente informativa sono conservati per un periodo non superiore a tre anni dalla data di cessazione del rapporto tra lo studente e l’Università (es. dalla data di conseguimento del titolo di laurea).
L’account di posta elettronica è conservato per un periodo non superiore a tre anni dalla data di cessazione del rapporto con lo studente, salva la possibilità per l’interessato di esercitare il diritto alla portabilità dei dati di cui al successivo paragrafo 10.
8. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di Responsabili o Autorizzati
I dati personali sono trattati per le finalità sopra indicate dal personale dell’Università, debitamente istruito e limitatamente a quanto necessario per l’espletamento dei rispettivi compiti. Ciò include, ad esempio, i docenti ed i collaboratori di questi ultimi, i dipendenti ed i collaboratori assegnati ai competenti Uffici dell’Università, eventuali soggetti esterni che prestano attività per conto dell’Università.
Inoltre, l’Università si avvale del supporto di fornitori esterni per l’erogazione di specifici servizi strumentali alla realizzazione delle proprie attività istituzionali. Tali soggetti sono nominati
dall’Università quali Responsabili del Trattamento e possono accedere ai soli dati necessari e indispensabili per l’erogazione del servizio richiesto, secondo gli obblighi loro imposti dalla normativa vigente e dalle disposizioni contrattuali poste in essere dall’Università a garanzia della protezione dei dati personali. In particolare, trattano i dati in tale veste:
- fornitori di servizi e/o prodotti informatici (es. sistemi per la gestione delle carriere degli studenti: in particolare CINECA; erogazione dei servizi di posta elettronica e cloud computing; servizio chat online per studenti; piattaforme di gestione della teledidattica e altre attività istituzionali in modalità telematica: in particolare Microsoft e Google)
- fornitore del servizio di autenticazione federata per accesso alle Risorse delle federazioni eduGAIN e IDEM-GARR (Consorzio GARR)
- fornitore del servizio di invio sms e comunicazioni personalizzate tramite WhatsApp
- fornitori dei servizi di cassa e di tesoreria (es. per l’esecuzione dei mandati di pagamento)
- fornitori di servizi di sicurezza (es. sistemi di videosorveglianza)
- fornitori di servizi logistici per l’organizzazione di eventi, cerimonie, procedure di selezione
- fornitori di servizi tecnico-amministrativi
- fornitori di servizi assicurativi
- consulenti e professionisti terzi (es. avvocati, commercialisti).
I dati personali possono essere comunicati a consorzi interuniversitari (come, ad esempio, AlmaLaurea) e, su richiesta dello studente, ad imprese consorziate con l’Università per favorire l’ingresso nel mondo del lavoro e delle professioni, ai sensi dell’art. 96 d.lgs. 30 giugno 2003, n. 196.
Inoltre, l’Università può comunicare i dati personali trattati ad altre Amministrazioni pubbliche, qualora queste debbano trattare i medesimi per eventuali procedimenti di propria competenza istituzionale, nonché a tutti quei soggetti pubblici o privati ai quali, in presenza dei relativi presupposti, la comunicazione è prevista obbligatoriamente da disposizioni di legge o regolamenti. Tali soggetti tratteranno i dati personali in qualità di autonomi Titolari del trattamento. Pertanto, gli interessati potranno rivolgersi ad essi per far valere, ove applicabili, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità e opposizione. Tra questi soggetti sono compresi a titolo esemplificativo:
- soggetti pubblici che gestiscono l’erogazione di contributi di ricerca e/o borse di studio, che promuovono studi e ricerche, servizi per il diritto allo studio;
- soggetti pubblici con finalità di sostegno all’inserimento nel mondo del lavoro;
- soggetti terzi presso cui lo studente è chiamato a effettuare lo svolgimento di tirocini, stage o altre attività di job placement;
- amministrazioni statali, quali il MIUR, il Ministero degli Affari Esteri, il Ministero del lavoro, l’Agenzia delle entrate, l’Avvocatura dello Stato, le Questure, le Ambasciate, le Procure, gli Istituti penitenziari;
- l’autorità giudiziaria, forze di polizia, gli organismi di informazione e sicurezza;
- enti pubblici non economici, quali l’INAIL ed enti previdenziali;
- società o consorzi partecipati dall’Università;
- Amministrazioni territoriali, quali Regione, Comuni, l’Ente Regionale per il Diritto allo Studio e alla Conoscenza, i Centri per l’impiego;
- Atenei italiani e stranieri impegnati in percorsi formativi congiunti;
- Associazioni, quali ad es. la Conferenza dei Rettori delle Università Italiane (CRUI);
- Aziende Sanitarie Locali
- Soggetti promotori e finanziatori di premi, borse di studio e assegni di ricerca.
Al di fuori dei predetti casi i dati personali non vengono in alcun modo e per alcun motivo comunicati o diffusi a terzi.
9. Trasferimento di dati personali all’estero
In taluni casi (es. programmi ERASMUS, tirocini formativi o job placement da effettuarsi presso enti o aziende collocati in paesi extra-Ue) i dati personali potrebbero essere trasferiti verso Paesi extra-UE. In tali casi il Titolare assicura che i trasferimenti avverranno verso Paesi nei confronti dei quali sussiste una decisione di adeguatezza della Commissione Europea (art. 45 e considerando 103 del GDPR) o comunque forniscano le garanzie adeguate indicate nell’art. 46 del GDPR (vedi anche considerando 108). In caso di trasferimento dei dati in territori extra-UE o ad organizzazioni internazionali, all’interessato sarà fornita un’informativa specifica. Nel caso in cui per il Paese di destinazione non sia stata emanata una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea, oppure non siano disponibili garanzie appropriate e opportune di protezione e/o l’indicazione dei mezzi per ottenere una copia dei suoi dati o del luogo dove sono stati resi disponibili, l’interessato dovrà esprimere esplicitamente il proprio consenso al trasferimento, una volta informato dal titolare dell’assenza delle suddette condizioni e degli eventuali rischi.
Diritti dell’interessato
Ai sensi degli artt. 15 e seguenti del GDPR l’interessato (la persona cui i dati trattati si riferiscono) può esercitare i seguenti diritti:
- diritto d’accesso: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali alle informazioni specificate nell’art. 15 del GDPR;
- diritto di rettifica: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrative
- diritto alla cancellazione: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, qualora sussistano i motivi specificati nell’art. 17 del GDPR;
- diritto di limitazione di trattamento: ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dall’art. 18 del GDPR;
- diritto alla portabilità dei dati: ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora ricorrano i presupposti previsti dall’art. 20 del GDPR;
- diritto di opposizione: ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano nei casi e con le modalità previste dall’art. 21 del GDPR;
- diritto a non essere sottoposto a una decisione basata unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona, secondo le modalità previste dall’art. 22 del GDPR.
- nei casi in cui il trattamento dei dati è lecito solo in virtù del consenso validamente prestato dall’interessato, quest’ultimo ha il diritto di revocarlo. La revoca del consenso, tuttavia, non pregiudica la liceità dell’attività di trattamento svolta prima della revoca (articolo 7, paragrafo 3 e articolo 13, paragrafo 2, lettera c del GDPR).
I diritti possono essere esercitati mediante richiesta al Responsabile della protezione dei dati (DPO) ai contatti sopra indicati.
In caso di inottemperanza alla richiesta, l’interessato può proporre reclamo all’Autorità di Controllo (Garante Privacy: https://www.garanteprivacy.it ) ex art. 77 del GDPR o proporre ricorso giurisdizionale ex art. 79 del GDPR.
